Cómo una cadena de tiendas organizó su inventario con Sirett

RetailMax es una cadena española de tiendas de electrónica de consumo fundada en 2009, con presencia en 25 puntos de venta repartidos entre Madrid, Barcelona, Valencia y Sevilla. Con más de 340 empleados y un catálogo de más de 8.000 referencias activas —desde smartphones y portátiles hasta pequeño electrodoméstico y accesorios—, RetailMax había conseguido crecer de forma orgánica durante sus primeros años, pero ese mismo crecimiento empezaba a convertirse en su principal problema operativo.

Antes de trabajar con Sirett, la gestión del inventario en RetailMax era, en palabras de su propio director de operaciones, 'un parcheo constante'. Cada tienda llevaba su propio registro en hojas de cálculo Excel, y la central recibía actualizaciones de stock de forma manual, generalmente por correo o incluso por WhatsApp. El resultado era predecible: los datos llegaban tarde, eran inconsistentes y nadie tenía una visión real de cuántas unidades de un producto concreto había disponibles en el conjunto de la red. Los responsables de tienda dedicaban entre tres y cuatro horas diarias a tareas de recuento y comunicación de stock, tiempo que restaban a la atención al cliente. Las roturas de stock en artículos de alta rotación —los modelos de smartphone más vendidos, por ejemplo— llegaban a representar ventas perdidas de entre 40.000 y 60.000 euros mensuales, según los propios cálculos internos de la empresa.

El problema no era solo de ventas perdidas. El exceso de inventario en productos de temporada o de ciclo de vida corto era igualmente costoso. La electrónica de consumo tiene una obsolescencia acelerada: un modelo de portátil que no se vende en el trimestre adecuado pierde entre un 15 % y un 25 % de su valor de reventa. RetailMax acumulaba en sus almacenes locales unidades que nadie había pedido y que nadie iba a comprar al precio original. El coste de oportunidad del capital inmovilizado en ese stock muerto rozaba los 200.000 euros anuales. A todo esto se sumaban los errores de reposición —pedir unidades que ya estaban en otra tienda, recibir mercancía duplicada— y las horas extra del equipo de almacén en los picos de campaña, como Black Friday o Navidad, cuando el caos logístico alcanzaba su punto máximo.

El equipo directivo de RetailMax valoró varias opciones antes de llegar a Sirett. Consideraron ampliar su ERP actual con módulos de terceros de grandes fabricantes, pero los presupuestos recibidos —superiores a 180.000 euros solo en licencias y parametrización— estaban muy por encima de lo que querían invertir, y los plazos de implementación superaban el año. También exploraron soluciones SaaS de gestión de inventario genéricas orientadas a grandes distribuidores, pero ninguna encajaba bien con la casuística de una cadena de retail físico con alta rotación de referencias y gestión por tienda. 'Buscábamos algo que entendiese nuestro negocio, no que nos obligara a adaptar nuestro negocio a su software', recuerda Carlos Medina, director de operaciones de RetailMax. Fue a través de un contacto en un evento del sector donde conocieron a Sirett, y la primera conversación fue suficiente para confirmar que el enfoque era distinto.

“No llegaron con una solución ya hecha. Llegaron con preguntas. Eso nos dio mucha confianza.”

— Carlos Medina, Director de Operaciones, RetailMax

El proyecto comenzó formalmente en septiembre de 2022 con una fase de diagnóstico de cuatro semanas. El equipo de Sirett se desplazó a las cinco tiendas más representativas de la red —distintas en tamaño, volumen de ventas y perfil de cliente— y al almacén central. El objetivo no era solo entender los flujos de mercancía, sino mapear los hábitos reales de trabajo de los equipos: cómo contaban el stock, cuándo lo comunicaban, qué información necesitaban y cuál ignoraban. Este proceso de inmersión generó un documento de requerimientos funcionales de más de 60 páginas que sirvió de base para todo el diseño posterior.

Durante el primer mes de implementación, Sirett desplegó su módulo de gestión de inventario en modo paralelo: las tiendas seguían operando con sus procesos habituales mientras el nuevo sistema empezaba a recibir datos reales. Se integraron lectores de código de barras en los mostradores de recepción de mercancía y en los puntos de venta, y se estableció una conexión directa con el TPV ya existente en RetailMax para capturar cada transacción de venta en tiempo real. La integración con el ERP de gestión financiera se realizó mediante una API diseñada a medida, evitando la necesidad de modificar ningún sistema existente. El dashboard central —visible para la dirección y para los responsables de cada tienda— comenzó a mostrar el stock consolidado de toda la red con un retardo inferior a 90 segundos. El equipo técnico de Sirett estuvo presente en las instalaciones durante las dos primeras semanas de operación real para resolver cualquier incidencia in situ.

Las primeras semanas tras el lanzamiento oficial en noviembre de 2022 fueron de adaptación. No todos los empleados recibieron el cambio con el mismo entusiasmo: algunos responsables de tienda, acostumbrados a gestionar su stock de forma autónoma, percibieron inicialmente la visibilidad centralizada como una pérdida de control. Sirett organizó sesiones de formación presenciales de tres horas por tienda, pero más importante fue el acompañamiento continuo a través de un canal de soporte específico con respuesta garantizada en menos de dos horas. A las tres semanas del lanzamiento, más del 90 % de las incidencias de adopción estaban resueltas y el equipo de compras de la central ya estaba tomando decisiones basadas en los datos del nuevo sistema. El primer pedido a proveedor optimizado por el algoritmo de reposición se realizó el 14 de noviembre de 2022, justo dos semanas antes del Black Friday.

La solución técnica implementada combinó tres componentes principales. El primero fue un motor de inventario en tiempo real que unificó el stock de las 25 tiendas y del almacén central en una única base de datos accesible desde cualquier dispositivo. El segundo fue un algoritmo de previsión de demanda entrenado con los históricos de ventas de los dos años anteriores, capaz de proyectar las necesidades de reposición tienda a tienda con hasta cuatro semanas de antelación, incorporando variables como estacionalidad, campañas comerciales y tendencias de categoría. El tercero fue un módulo de órdenes de transferencia automáticas: cuando una tienda tenía exceso de stock en una referencia y otra mostraba riesgo de rotura, el sistema generaba una propuesta de transferencia interna que el responsable podía aprobar con un solo clic. Todo ello sobre una arquitectura cloud que no requirió ninguna inversión en servidores locales.

A los tres meses del lanzamiento, los primeros datos objetivos confirmaron que el proyecto iba por buen camino. Las roturas de stock en referencias A —las de mayor rotación y mayor margen— cayeron un 38 % respecto al mismo trimestre del año anterior. El tiempo dedicado por los responsables de tienda a tareas de gestión de inventario se redujo de 3,5 horas diarias a menos de 45 minutos. La tasa de error en los pedidos a proveedor bajó del 12 % al 2,3 %. Y el primer Black Friday con el nuevo sistema funcionó sin incidentes logísticos relevantes por primera vez en la historia de la compañía: 'Fue el Black Friday menos estresante que hemos vivido. Y también el más rentable', afirmó Medina en la reunión de revisión de diciembre.

A los seis meses, los resultados se consolidaron y empezaron a aparecer mejoras que no estaban en el plan original. La visibilidad del stock en tiempo real permitió al equipo comercial lanzar promociones localizadas sobre referencias con exceso de inventario, algo que antes era imposible porque nadie sabía exactamente qué había en cada tienda. El nivel de stock muerto —unidades sin movimiento en más de 60 días— cayó un 31 %. La satisfacción del cliente, medida a través de encuestas post-compra, mejoró 1,4 puntos sobre 10 en el indicador de 'disponibilidad del producto', que históricamente era el atributo peor valorado. El equipo de compras, por su parte, redujo el número de reuniones semanales de seguimiento de inventario de tres a una, liberando tiempo para trabajo de análisis y negociación con proveedores.

Al cumplirse el primer año de operación, en noviembre de 2023, RetailMax completó una auditoría interna completa del impacto del proyecto. Las cifras fueron concluyentes: reducción del 42 % en roturas de stock totales, disminución del 27 % en el valor del inventario inmovilizado, ahorro anual de más de 15.000 horas de trabajo en tareas de gestión manual, equivalente a más de 7 jornadas completas de un empleado a tiempo completo por tienda al año. El ahorro económico directo —considerando ventas recuperadas, reducción de stock muerto y eficiencia operativa— se estimó en 310.000 euros anuales. El ROI del proyecto, que había requerido una inversión inicial de 48.000 euros más una cuota mensual de servicio, resultó positivo a los 7 meses. 'Esperábamos recuperar la inversión en 12-14 meses. Hacerlo en 7 superó con creces nuestras expectativas', reconoce Medina.

El éxito del proyecto abrió la puerta a una segunda fase que RetailMax inició en el primer trimestre de 2024. Se incorporó el módulo de gestión de proveedores de Sirett, que automatizó el envío de órdenes de compra y la conciliación de albaranes, reduciendo el tiempo de cierre contable mensual en cuatro días. Paralelamente, se activó el módulo de analítica avanzada de márgenes por categoría y por tienda, que permitió identificar que tres categorías de producto —audio portátil, cables y adaptadores, y fundas para móvil— tenían márgenes un 40 % superiores a la media pero estaban sistemáticamente infrarepresentadas en el surtido de las tiendas de menor formato. Actuar sobre esa información generó un incremento de ingresos adicional de 80.000 euros en el primer semestre. Actualmente, RetailMax está evaluando extender la solución a su red de once franquiciados, lo que ampliaría el alcance del sistema a más de 36 puntos de venta.

La experiencia de RetailMax permite extraer varias lecciones para otras empresas del sector que se planteen un proyecto similar. La primera es que la calidad del diagnóstico inicial determina en gran medida el éxito de la implementación: dedicar tiempo a entender los procesos reales —no los procesos teóricos— evita parametrizaciones equivocadas que luego son muy costosas de corregir. La segunda es que la gestión del cambio no es un apartado menor: el mejor sistema técnico fracasará si los equipos no lo adoptan, y la adopción requiere formación, acompañamiento y, sobre todo, demostrar valor rápido a los usuarios finales. La tercera es que conviene empezar por el problema más doloroso —en el caso de RetailMax, las roturas de stock y el tiempo perdido en gestión manual— antes de abordar funcionalidades más sofisticadas. Resolver ese dolor concreto genera la confianza interna necesaria para seguir avanzando. 'Si tuviese que resumir el proyecto en una frase', concluye Carlos Medina, 'diría que Sirett no nos vendió software. Nos ayudó a resolver un problema que nos estaba costando dinero todos los días. Esa diferencia lo cambia todo.'