Webinar: Cómo simplificar la gestión de tu negocio

Este webinar, celebrado el 20 de diciembre de 2023 con más de 140 asistentes en directo, abordó una pregunta que recibimos constantemente: ¿cuándo deja de ser suficiente gestionar tu negocio con Excel, WhatsApp y PDFs, y qué haces a partir de ese momento? Durante 45 minutos repasamos el diagnóstico, el proceso de cambio y los resultados reales que están consiguiendo empresas como la tuya. Este documento recoge los puntos clave de esa sesión.

Empecemos por el punto de partida: la realidad de muchas PYMEs españolas. Según datos del Instituto Nacional de Estadística, más del 60 % de las pequeñas empresas en España siguen gestionando sus procesos internos con hojas de cálculo, mensajería instantánea y correo electrónico. No es una cuestión de ignorancia tecnológica, sino de pragmatismo: cuando tienes 8 o 12 empleados, un Excel bien organizado funciona. El problema aparece cuando la empresa crece, cuando entran más personas en el equipo y cuando el volumen de operaciones supera lo que un fichero compartido puede gestionar sin romperse. Los síntomas son siempre los mismos: archivos duplicados, versiones desactualizadas, información que se pierde en conversaciones de WhatsApp que nadie puede buscar después, y errores que se detectan semanas más tarde cuando ya tienen consecuencias económicas.

“Me paso las mañanas reenviando correos, copiando datos de un sitio a otro y respondiendo a compañeros que no encuentran lo que necesitan. No me queda tiempo para pensar.”

— Responsable de operaciones, empresa de servicios a empresas (comentario en el chat del webinar)

Durante el webinar pusimos nombre a ese momento concreto en que una empresa sabe que necesita cambiar. Lo llamamos el 'punto de fricción visible': es cuando el tiempo que dedicas a coordinar la información supera al tiempo que dedicas a generar valor. Ese es el momento. No hace falta una crisis para actuar; basta con que el coste de seguir igual empiece a ser mayor que el coste de cambiar.

Una de las preguntas más frecuentes que recibimos fue: ¿qué es exactamente el software a medida y en qué se diferencia de las herramientas genéricas? La respuesta corta es que un software genérico —un CRM estándar, un ERP de catálogo, una plataforma SaaS— está diseñado para que funcione para el mayor número posible de empresas. Eso significa que tiene cientos de funcionalidades de las que tú usarás el 20 %, y que el 80 % restante genera ruido, complejidad y curvas de aprendizaje innecesarias. El software a medida, en cambio, se construye para replicar exactamente cómo trabaja tu empresa: tus flujos, tu terminología, tus excepciones, tu forma de facturar, tu ciclo de venta. No te adaptas tú al software; el software se adapta a ti. El resultado es una herramienta que el equipo adopta con mucha más facilidad porque les resulta familiar desde el primer día.

Para que todo esto no quedase en abstracto, presentamos durante el webinar tres casos reales trabajados con clientes de Sirett. El primero fue una empresa de distribución de material de hostelería con 18 empleados. Gestionaban los pedidos por teléfono y WhatsApp, la facturación en Excel y el stock en papel. Tras implementar una plataforma a medida con panel de pedidos en tiempo real, integración con su proveedor de transporte y generación automática de facturas, redujeron el tiempo de gestión de pedidos en un 65 % y eliminaron prácticamente los errores de facturación. El segundo caso fue una consultoría de RRHH que necesitaba centralizar la gestión de candidatos para múltiples clientes sin que unos vieran la información de los otros. Construimos un sistema multicliente con acceso diferenciado por rol que les permitió crecer de 5 a 14 clientes simultáneos sin contratar personal administrativo adicional. El tercer caso fue una empresa de mantenimiento de instalaciones que gestionaba las visitas técnicas por WhatsApp. Con una app móvil a medida, los técnicos registran las visitas, adjuntan fotos, generan informes en el momento y el cliente recibe una notificación automática. El tiempo de cierre de cada intervención bajó de 2 días a 4 horas.

Uno de los momentos más valorados del webinar fue cuando explicamos paso a paso cómo es el proceso de trabajo con Sirett, desde la primera conversación hasta el lanzamiento. Todo empieza con una reunión de diagnóstico de 60 a 90 minutos, gratuita y sin compromiso, donde escuchamos cómo funciona tu empresa, qué herramientas usas ahora mismo y dónde están los principales cuellos de botella. A partir de ahí, elaboramos una propuesta funcional: un documento que describe en lenguaje no técnico qué va a hacer el software, cómo va a funcionar y qué módulos incluye. No un pliego técnico de 80 páginas, sino algo que cualquier persona de tu equipo pueda leer y entender. Una vez aprobada la propuesta, comenzamos el desarrollo en sprints de dos semanas: cada dos semanas ves avances reales, puedes probar funcionalidades y darnos feedback antes de continuar. Esto evita sorpresas al final y garantiza que lo que se entrega se ajusta a lo que realmente necesitas. El lanzamiento siempre incluye formación para el equipo y un período de soporte prioritario durante los primeros 30 días. Y a partir de ahí, mantenimiento continuo: el software evoluciona con tu empresa.

Durante la sesión de preguntas y respuestas recibimos más de 40 preguntas del chat. Aquí van las más repetidas con sus respuestas. '¿Cuánto tiempo tarda un proyecto?' La mayoría de proyectos para PYMEs tienen una duración de entre 6 y 16 semanas, dependiendo de la complejidad. Un módulo concreto, como un sistema de facturación o un portal de cliente, puede estar listo en 4-6 semanas. '¿Cuánto cuesta?' No hay una respuesta única porque depende del alcance, pero orientativamente un proyecto inicial suele estar entre los 8.000 y los 25.000 euros, con opciones de pago fraccionado. El coste hay que compararlo siempre con el tiempo que se ahorra: si el software recupera 10 horas semanales de un perfil administrativo, se amortiza en meses. '¿Y si mi empresa cambia y el software necesita actualizarse?' Es una de las ventajas del software a medida: podemos añadir módulos, modificar flujos o integrar nuevas herramientas sin tirar lo que ya existe. No quedas atrapado en una versión fija. '¿Necesito saber de tecnología para trabajar con vosotros?' En absoluto. Nuestro trabajo es traducir cómo funciona tu negocio a un sistema digital. Tú nos explicas tu negocio; nosotros nos encargamos del resto.

También abordamos las tendencias actuales en digitalización de PYMEs españolas, con datos del informe ONTSI 2023. El 47 % de las PYMEs españolas aumentó su inversión en digitalización en el último año, pero la mayoría de esa inversión sigue yendo a herramientas genéricas y suscripciones SaaS que no terminan de encajar. Hay un creciente desencanto con los grandes CRMs y ERPs estándar entre empresas de menos de 50 empleados: la curva de implementación es demasiado larga, la personalización es limitada y los costes de licencia crecen con el tiempo. En paralelo, está creciendo la demanda de soluciones híbridas: empresas que ya tienen alguna herramienta como un software de contabilidad o un TPV específico del sector, y que necesitan un sistema a medida que se integre con lo que ya tienen en lugar de sustituirlo todo. Esta es precisamente la tendencia en la que Sirett trabaja con más frecuencia: no borrón y cuenta nueva, sino construir sobre lo que funciona y automatizar lo que no.

Otro tema que generó mucho debate fue la integración de inteligencia artificial en herramientas a medida para PYMEs. La conclusión fue clara: la IA ya no es un privilegio de las grandes empresas. Hoy es perfectamente viable incorporar en un software a medida funcionalidades como clasificación automática de correos o solicitudes de clientes, generación de borradores de respuestas, análisis de patrones en datos de ventas o detección de anomalías en operaciones. El matiz importante es que la IA no sustituye al software bien diseñado: primero tienes que tener tus datos ordenados y tus procesos digitalizados; después, la IA puede sacarles mucho más valor. Es un camino, no un punto de partida.

Hacia el final del webinar compartimos una lista de recursos adicionales que mencionamos a lo largo de la sesión. En primer lugar, la Guía de Implementación de ERP para PYMEs, disponible en el centro de recursos de Sirett, que explica con detalle cómo evaluar si necesitas un ERP estándar o una solución a medida. También recomendamos el caso de éxito del sector retail publicado en nuestra web, donde se detalla cómo una cadena de tiendas con 4 locales unificó su gestión de stock, ventas y fidelización en una sola plataforma. Para quienes querían profundizar en el aspecto técnico, mencionamos el artículo 'Qué preguntar antes de contratar desarrollo de software' disponible en nuestro blog. Y para quienes prefieren escuchar, los episodios 12 y 17 del podcast 'Negocios con Cabeza' abordan el tema de la digitalización de PYMEs desde una perspectiva muy práctica.

Por último, para quienes se quedaron con ganas de más: el próximo webinar de Sirett está programado para el 15 de febrero de 2024 y llevará por título 'De la primera reunión al software en producción: el proceso sin letra pequeña'. En esa sesión mostraremos en directo cómo es una reunión de diagnóstico real, qué preguntas hacemos y cómo se traduce eso en una propuesta funcional. También habrá una segunda sesión en marzo dedicada exclusivamente a empresas del sector servicios: gestoría, consultoría, formación y RRHH. Para apuntarte a cualquiera de los próximos webinars, puedes hacerlo desde la sección de recursos de nuestra web o escribiéndonos directamente. Los asistentes en directo tienen acceso a una sesión de diagnóstico gratuita de 30 minutos posterior al webinar: una buena oportunidad para trasladar lo que has escuchado a la realidad concreta de tu empresa.